Bau- und Bauprojekte müssen irgendwann abgeschlossen werden, und dann kommt es zur Endabrechnung. Das ist oft ein schmerzhafter Prozess, aber es gibt gute Rezepte dafür, wie die Endabrechnung in Bauverträgen durchgeführt werden sollte. Ein Großteil der Aufgaben besteht darin, unnötige Missverständnisse in Bezug auf die Fakten zu vermeiden.
Hier erfahren Sie, wie Sie die Endabrechnung in Bauverträgen durchführen sollten.
1. Vorlage für die Endabrechnung in den Standardverträgen der norwegischen Normungsorganisation Norsk Standard
Die Schlussabrechnung markiert das Ende des Bauauftrags. Es ist üblich, dass beide Parteien der anderen Partei mitteilen, welche Forderungen sie aufgrund des Vertrags gegenüber der anderen Partei haben. Sowohl bezahlte als auch nicht bezahlte Forderungen.
Die Endabrechnungsregeln in den Standardverträgen sehen zunächst vor, dass der Auftragnehmer eine vollständige Übersicht über die Forderungen der Parteien im Zusammenhang mit dem Vertrag vorlegen muss, unabhängig davon, ob diese bezahlt wurden oder nicht.
Der Grund dafür, dass die Übersicht bezahlte Forderungen anzeigen soll, ist, dass ausstehende Forderungen oft von bereits bezahlten Forderungen abhängig sind. Dann müssen auch diese Forderungen aus Gründen der Vollständigkeit in die Übersicht aufgenommen werden. Wir empfehlen daher, alle Forderungen anzuzeigen, sowohl die bezahlten als auch die nicht bezahlten.
Auf dieser Lösung basieren die Standardverträge der norwegischen Norm ungsorganisation Norsk Standard. Siehe beispielsweise NS 8405 Punkt 33.1 oder NS 8407 Punkt 39.1.
Denken Sie daran, zwischen Forderungen und Rechnungen zu unterscheiden.
Es ist wichtig, zwischen den Forderungen der Parteien gegeneinander und den ausgestellten Rechnungen zu unterscheiden. Rechnungen sind im Prinzip nur buchhalterische Dokumente und sagen an sich nichts über die Rechtmäßigkeit der in der Rechnung geforderten Zahlungen aus. Daher muss der Schwerpunkt auf den Forderungen liegen, nicht auf den Rechnungen.
Schauen wir uns genauer an, wie die Endabrechnung durchgeführt werden sollte, insbesondere wie das Endabrechnungsschema gestaltet werden sollte.
2. Nähere Angaben zum Aufbau der Endabrechnung in Bauverträgen
2.1. Endabrechnung und Schlussrechnung
Der Auftragnehmer beginnt die Endabrechnung mit der Übermittlung einer Endabrechnung und einer Schlussrechnung. Die Endabrechnung sollte folgende Übersicht enthalten.
2.2. Übersicht über alle Anforderungen des Bauunternehmers
Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung aller Anforderungen, die der Auftragnehmer im Zusammenhang mit dem Vertrag an den Auftraggeber gestellt hat und stellt.
2.2.1. Vertragssumme und angepasste Vertragssumme
Präsentieren Sie anschließend die vereinbarte Vertragssumme. Dabei kann es sich entweder um einen Festpreis oder um einen Preis handeln, der auf geschätzten Mengen und Stückpreisen basiert.
Geben Sie anschließend die Anpassungen an, die gemäß den Regeln für Indexanpassungen oder Mengenanpassungen vorgenommen werden sollen. Dies ändert die Vertragssumme, stellt jedoch formal keine Änderung dar. Addieren Sie die Beträge und bezeichnen Sie die Summe als angepasste Vertragssumme.
Wenn Änderungsarbeiten durchgeführt wurden, für die eine Zahlung erforderlich ist, weisen wir diese Forderungen als Zusatzkosten aus. Siehe unten.
Wenn es sich um Arbeiten handelt, die der Bauunternehmer noch nicht ausgeführt hat, sind diese als Mangel oder noch ausstehende Arbeiten zu behandeln. Dies berechtigt den Bauherrn zu einer Preisminderung/Entschädigung. Grundsätzlich soll der Auftragnehmer zunächst „bezahlt werden“, als ob die Arbeiten ausgeführt worden wären, und anschließend dem Bauherrn einen Preisnachlass oder Schadenersatz zahlen. Der Preisnachlass soll den Kosten entsprechen, die dem Bauherrn entstehen, wenn er andere mit der Ausführung der Arbeiten beauftragt, oder mindestens den Einsparungen, die der Auftragnehmer durch die Nichtdurchführung der Arbeiten erzielt hat.
Es ist wichtig, den Vertragswert aufgrund solcher noch ausstehenden Arbeiten nicht nach unten anzupassen. Stattdessen sollte dies als Gegenforderung des Bauherrn gelöst werden. Es ist wichtig, dass Sie diese Elemente unter Kontrolle haben, damit insgesamt alles korrekt ist.
2.2.2. Zusatzforderungen/Abzüge
Hat der Bauherr dem Bauunternehmer Änderungen und zusätzliche Arbeiten auferlegt, muss der Bauunternehmer alle Änderungen, die seiner Meinung nach Anspruch auf zusätzliche Vergütung geben, sowie die Höhe jeder zusätzlichen Forderung auflisten. Es ist wichtig, klar zu machen, ob die Forderung des Auftragnehmers die Nettomehrkosten sind, die dem Auftragnehmer durch die Änderung entstanden sind, oder ob es sich nur um die Kosten handelt, ohne dass eventuelle Einsparungen berücksichtigt wurden. Dies ist von Bedeutung für den Anspruch des Auftraggebers, von den durch die Änderung erzielten Einsparungen zu profitieren.
Wenn alle zusätzlichen Anforderungen und Nettoersparnisse aufgelistet sind, werden diese zu einer Summe aus Zuschlägen/Abzügen addiert.
Die Summe aus dem angepassten Vertragswert und der Summe der Zu- und Abschläge ergibt dann den Gesamtbetrag, den der Auftragnehmer im Rahmen des Projekts in Rechnung stellen darf.
2.2.3. Übersicht über alle versendeten Rechnungen, unabhängig davon, ob sie bezahlt wurden oder nicht
Der Auftragnehmer sollte anschließend alle ausgestellten Rechnungen auflisten, sowohl A-Rechnungen über den Vertragspreis als auch Zusatzrechnungen.
Es ist ratsam, zunächst alle A-Konto-Rechnungen aufzulisten und diese zu summieren. Anschließend alle Zusatzrechnungen auflisten und diese summieren.
Addieren Sie anschließend die Rechnungsbeträge und vergleichen Sie diese mit dem Gesamtbetrag, den der Auftragnehmer für das Projekt in Rechnung stellen darf. Normalerweise sind nur die ausstehenden Beträge oder die letzten 10 % der Vertragssumme noch nicht in Rechnung gestellt worden. Diese sind in den Schlussrechnungen zu erfassen.
Ist die Differenz größer, hat der Auftragnehmer weniger in Rechnung gestellt, als er seiner Meinung nach berechtigt ist, und es sollte eine Rechnung über den Restbetrag ausgestellt werden.
Zusatzvergütungen sollten immer in separaten Rechnungen in Rechnung gestellt werden. In jeder Rechnung sollte nur eine Zusatzvergütung in Rechnung gestellt werden, nicht mehrere. Auf diese Weise kann die Nichtzahlung einer Rechnung mit einer bestimmten Zusatzvergütung oder Änderung in Verbindung gebracht werden. Dies erleichtert auch die Zusammenstellung der Unterlagen, die die Forderung belegen und der Rechnung beiliegen müssen.
Die Dokumentation des Anspruchs besteht aus
- die Änderungsanweisung oder die irreguläre Änderungsanweisung des Bauherrn,
- Mitteilung des Auftragnehmers, in der dieser seine Ansprüche geltend macht,
- Dokumentation, dass die Änderung durchgeführt wurde, und
- Dokumente, aus denen hervorgeht, was der Auftragnehmer vom Auftraggeber verlangen kann.
Die nicht bezahlten Rechnungen müssen markiert und summiert werden. Dies wird als Forderung des Auftragnehmers in die Endabrechnung aufgenommen.
2.2.4. Übersicht über alle in Rechnung gestellten/nicht in Rechnung gestellten Forderungen, die der Bauherr bestritten hat und die der Bauunternehmer aufrechterhält
Da die Endabrechnung das Ende des Bauauftrags markiert, wird erwartet, dass die Parteien alle Forderungen auf den Tisch legen. Forderungen, die nicht in der Endabrechnung vorgelegt werden, gelten natürlich als zurückgezogen oder werden nicht geltend gemacht. In den Standardverträgen der Norwegischen Normungsorganisation ist dies ausdrücklich festgelegt, und die Parteien verlieren Ansprüche, die nicht im Rahmen der Schlussabrechnung auf den Tisch gelegt werden. Die gleiche Regel gilt in gewissem Maße auch, wenn dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde. Mit anderen Worten: Es besteht die Gefahr, dass Ansprüche verloren gehen, wenn sie nicht in der Schlussabrechnung auf den Tisch gelegt werden.
Es ist daher wichtig, dass der Auftragnehmer klarstellt, dass alle in Rechnung gestellten Forderungen aufrechterhalten werden und dass der Auftragnehmer, falls zutreffend, Forderungen, die zuvor angekündigt, aber nicht in Rechnung gestellt wurden, aufrechterhält. Jede einzelne Forderung sollte mit Begründung und Betrag aufgeführt werden.
2.2.5. Übersicht über alle Forderungen, die bisher noch nicht in Rechnung gestellt wurden und nun in Rechnung gestellt werden
Der Bauunternehmer muss gegen Ende alle Forderungen auflisten, die zuvor noch nicht in Rechnung gestellt wurden und die in der Schlussrechnung ausgewiesen werden. Dabei sollte es sich nur um ausstehende Beträge oder die letzten 10 % der Vertragssumme handeln. Siehe das Gesetz über den Wohnungsbau (Bustadoppføringslova), das festlegt, dass die letzten 10 % der Vertragssumme erst nach der Übergabe in Rechnung gestellt werden dürfen.
Wenn andere Forderungen noch nicht in Rechnung gestellt wurden, sollten sie vor Versand der Schlussrechnung in Rechnung gestellt und in die Liste der in Rechnung gestellten Forderungen aufgenommen werden.
2.2.5. Zusammenfassung im Endspurt
Schließlich sollte der Auftragnehmer seine Zahlungsforderung in der Schlussabrechnung zusammenfassen, d. h. den Gesamtbetrag, den der Auftragnehmer nach seiner Auffassung vom Auftraggeber zu erhalten hat. Dabei handelt es sich um die in Rechnung gestellten, aber noch nicht bezahlten Forderungen sowie um die Forderung in der Schlussrechnung. Die Beträge sollten sowohl ohne als auch mit Mehrwertsteuer angegeben werden.
2.2. Frist für die Einreichung der Schlussabrechnung durch den Auftragnehmer
Wenn keine Frist vereinbart wurde, bis zu der der Bauunternehmer seine Schlussabrechnung an den Bauherrn senden muss, kann diese bis zum Verfall der Forderung aufgrund von Verjährung oder Untätigkeit gesendet werden. Generell empfehlen wir, die Schlussabrechnung so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von zwei Monaten nach der Übergabe, zu senden. Wurde ein Standardvertrag von Norsk Standard vereinbart, gilt eine Frist von zwei Monaten ab der Übergabe. Hinzu kommt eine vom Bauherrn festgelegte zusätzliche Frist nach Ablauf dieser Frist.
Auch wenn keine Fristen vereinbart wurden, sollte der Auftragnehmer aus wirtschaftlichen Gründen und unter Berücksichtigung des Wunsches des Bauherrn, das Projekt abzuschließen, seine Schlussabrechnung so schnell wie möglich einreichen. Ist der Auftragnehmer mit der Einreichung seiner Schlussabrechnung sehr spät dran, können Ansprüche nach den norwegischen Rechtsvorschriften über Untätigkeit verfallen.
3. Antwort des Auftraggebers auf den Endbericht und die Schlussrechnung des Auftragnehmers
3.1. Einwände und Gegenforderungen des Bauherrn
Nachdem der Bauherr die Schlussabrechnung vom Bauunternehmer erhalten hat, sollte er darauf antworten. Die Antwort sollte eine Liste der Einwände des Bauherrn gegen die Forderungen des Bauunternehmers sowie eine Liste der möglichen Gegenforderungen des Bauherrn gegenüber dem Bauunternehmer enthalten. Die Gegenforderungen sind in der Regel entweder durch Vertragsverletzungen des Bauunternehmers vor der Übergabe oder durch Ansprüche aufgrund von Verzögerungen oder Mängeln begründet.
Es gilt als schlechter Stil, die Rechnung des Bauunternehmers einfach nicht zu bezahlen, und wirkt respektlos. Es ist besser, konkret anzugeben, warum Rechnungen nicht bezahlt werden, und damit dem Bauunternehmer eine Grundlage zu geben, um die Einwände und Gegenforderungen des Bauherrn zu verstehen. Wenn ein Standardvertrag der norwegischen Normvereinigung Norsk Standard vereinbart wurde, gelten strenge Anforderungen an die Antwort des Bauherrn. Sind diese nicht ausreichend konkret, kann der Bauherr seine Einwände und Gegenforderungen verlieren.
3.2. Fristen des Bauherrn
Auch der Bauherr sollte dem Bauunternehmer schnell antworten. Ist der Bauherr sehr spät dran, kann er aufgrund der norwegischen Rechtsvorschriften über Passivität Einsprüche und Ansprüche verlieren.
Wurde ein Standardvertrag von Norsk Standard vereinbart, hat der Bauherr eine Frist von zwei Monaten ab Erhalt der Endabrechnung und der Schlussrechnung vom Bauunternehmer. Wird diese Frist nicht eingehalten, verliert der Bauherr seine Einwände und Ansprüche aufgrund der Verzögerung. Ansprüche aufgrund von Mängeln sind von diesen Regeln ausgenommen.
3. Verhandlungen und Unterstützung durch einen Anwalt und andere Personen
Es kommt häufig vor, dass sich die Parteien nicht über die Endabrechnung in Bauverträgen einigen können. Dann ist es wichtig, den Prozess mit Bedacht zu handhaben. Unserer Erfahrung nach sind sehr viele Streitigkeiten über die Endabrechnung darauf zurückzuführen, dass die Parteien einander nicht zugehört haben: Sie haben es versäumt, der anderen Partei die Fakten darzulegen, und reden daher aneinander vorbei.
Die gemeinsame Betrachtung der Fakten ist oft der kostengünstigste Weg, um einen Streit um die Endabrechnung beizulegen. Es ist ratsam, einen Anwalt zu beauftragen, der den Parteien dabei helfen kann, die richtigen Fakten herauszufinden. Andernfalls kann schnell die Schlussfolgerung gezogen werden, dass der Streitfall von einem Richter entschieden werden muss, was mit hohen Kosten in Form von Honoraren für Sachverständige und Anwälte sowie internen Kosten in Form von Zeitaufwand und Konzentration der Mitarbeiter auf den Rechtsstreit verbunden ist.
Manchmal ist es nicht möglich, eine Einigung zwischen den Parteien zu erzielen. Dann kann ein Gerichtsverfahren die richtige Lösung sein. In diesem Fall ist es wichtig, dass die Streitigkeit von Anwälten mit großer Erfahrung im Bereich Bauvertragsstreitigkeiten bearbeitet wird.
Die Endabrechnung von Bauverträgen muss nicht kompliziert sein. Allerdings müssen die Parteien ihre Forderungen, Einwände und Gegenforderungen systematisch darlegen.
Wir unterstützen sowohl Bauherren als auch Bauunternehmer in solchen Streitfällen. Wir wissen, wie wichtig es ist, zunächst die Parteien dazu zu bringen, sich gemeinsam mit den Fakten auseinanderzusetzen, um Gerichtsverfahren zu vermeiden. Ist es nicht möglich, eine Einigung zwischen den Parteien zu erzielen, wissen wir, was erforderlich ist, um Bauvertragsstreitigkeiten vorzubereiten und zu verhandeln. Höchstwahrscheinlich können wir auch Ihnen helfen.