Regler for gjennomføring av årsmøte i sameie finnes i eierseksjonsloven. Reglene gjelder med mindre sameiet har vedtatt avvikende bestemmelser i vedtektene. I et slikt tilfelle er det vedtektene som gjelder.

Innkalling til årsmøte

Et sameie må gjennomføre årsmøte innen utgangen av juni hvert år. Årsmøtet kan gjennomføres fysisk, digitalt eller som en kombinasjon.

Styret må sende ut innkalling til årsmøte mellom tyve til åtte dager før årsmøtet. Innkallingen må være skriftlig. Som skriftlig regnes også elektronisk innkalling. Styret kan om nødvendig innkalle til ekstraordinært årsmøte med kortere varsel, men varselet kan aldri være kortere enn tre dager.

Innkallingen skal tydelig angi de sakene årsmøtet skal behandle. For større saker som må vedtas med to tredjedels flertall av stemmene, må hovedinnholdet i saken som skal behandles være beskrevet i innkallingen.

Oppmøte

Det er styret som beslutter hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Eierseksjonsloven legger opp til at fysisk møte er hovedregelen, men styret kan beslutte at årsmøtet isteden skal gjennomføres digitalt. Årsmøtet må gjennomføres som fysisk møte dersom det kreves av minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene i sameiet. 

Styret kan sette en frist for når et krav om fysisk møte kan settes frem. Fristen kan tidligst løpe fra seksjonseierne har blitt informert om hvilke saker årsmøtet skal behandle, og må være så lang at seksjonseierne får rimelig tid til å vurdere om de skal fremme krav om fysisk møte.

Dersom årsmøtet ikke gjennomføres som fysisk møte, må styret sørge for en forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en sikker metode for å bekrefte deltakernes identitet.

Hvem har rett til å delta på årsmøtet? 

Alle sameierne har rett til å delta på årsmøtet, og kan både uttale seg og stemme over de saker som er til behandling. Normalt er det én stemme per seksjon, men det finnes unntak i særlige tilfeller. Der en seksjon eies av to eller flere i fellesskap, må eierne sammen bli enige om stemmegivningen. Ektefelle, samboer eller et annet medlem av husstanden til eieren av en boligseksjon har rett til å være til stede og til å uttale seg, men har ikke stemmerett. Likeså gjelder for leietaker, dersom boligseksjonen leies ut. Vedkommende har rett til å være til stede på årsmøtet og til å uttale seg, men ikke stemmerett. 

En sameier kan møte ved fullmektig. Fullmektigen velges av sameieren, og kan være en advokat, forelder, leietaker, samboer, nabo eller annen. En sameier har også rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom et flertall på årsmøtet tillater det.

Det er ikke noe krav til minimumsfremmøte for at årsmøtet skal kunne treffe vedtak.

Saker årsmøtet skal behandle

Flertallskrav på årsmøtet 

Beslutninger på årsmøtet foretas normalt med flertall av de avgitte stemmene. Dette omtales i eierseksjonsloven som “vanlig flertall”. Det er tilstrekkelig at det er vanlig flertall blant de som møter, og det gjelder ikke noe krav til minimumsoppmøte blant sameierne. 

For en rekke beslutninger kreves det “kvalifisert flertall”, som innebærer at det kreves et flertall på minst to tredjedeler av de avgitte stemmene: 

Hele listen finnes i eierseksjonsloven § 49, men de mest vanlige tilfellene er: 

• ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen som går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold 
• omgjøring av fellesarealer til nye bruksenheter eller utvidelse av eksisterende bruksenheter
• salg, kjøp, utleie eller leie av fast eiendom som går ut over vanlig forvaltning
• endring av bruksformål for de enkelte enhetene
• reseksjonering, sammenslåing og “hyblifisering” av bruksenhetene

Listen er ikke uttømmende og det finnes krav til kvalifisert flertall også for andre beslutninger etter eierseksjonsloven.

Gjennomføring av årsmøtet

Årsmøtet ledes av styrets leder, med mindre årsmøtet velger en annen møteleder. Møteleder er ansvarlig for at det føres protokoll over alle saker som behandles under årsmøtet. Beslutninger protokollføres ved at det angis stemmeantall til fordel for saken som er til behandling. Det er ikke nødvendig å angi antall stemmer mot en sak, med mindre den enkelte sameier sin stemme særskilt protokollført. Det kreves ikke at stemmegivningen grunngis.

Utover protokollføring av beslutninger fra årsmøtet, er det ikke nødvendig å føre referat over sameiets eventuelle diskusjoner på årsmøtet.

Møtelederen og minst én seksjonseier skal signere protokollen. Protokollen skal deretter holdes tilgjengelig for sameierne til enhver tid. Dette gjøres enklest ved å sende protokollen til samtlige sameiere etter møtet, eller gjøre den digitalt tilgjengelig.

Uriktig gjennomføring av årsmøte

Dersom styret eller sameiet begår feil ved gjennomføringen av årsmøtet kan konsekvensene variere fra mindre formelle mangler som enkelt kan rettes, til at hele årsmøtevedtak blir kjent ugyldige. I de mest alvorlige tilfellene kan det bli tale om styreansvar, dersom styremedlemmene opptrer på en måte som medfører et økonomisk tap.

Kontakt oss 

Advokatene i Langseth Advokatfirma DA bistår regelmessig både eierseksjonssameier, styrer og de enkelte sameiere. Kontakt oss gjerne dersom du har spørsmål om gjennomføring av årsmøte i sameiet, eller ønsker en vurdering av din sak.