Regler for gjennomføring av generalforsamling i borettslaget finnes i burettslagslova. Reglene gjelder med mindre det er vedtatt avvikende bestemmelser i borettslagets vedtekter. I et slikt tilfelle er det vedtektene som gjelder.

Saker generalforsamlingen skal behandle

Generalforsamlingen skal behandle de sakene som er angitt i innkallingen til møtet. Saker som ikke er en del av innkallingen kan ikke behandles på generalforsamlingen, med mindre alle andelseierne er til stede på møtet og samtykker til å behandle saken. Årsaken er at andelseierne skal kunne forberede seg på saksbehandlingen, og på forhånd være klar over hva man går glipp av dersom man ikke deltar på møtet. 

Uten hensyn til om sakene er nevnt i innkallingen, skal generalforsamlingen alltid behandle årsregnskapet og styrets eventuelle årsberetning.

Innkalling til generalforsamling

Borettslaget må gjennomføre generalforsamling innen utgangen av juni hvert år. Generalforsamlingen kan gjennomføres fysisk, digitalt eller som en kombinasjon.

Styret må sende ut innkalling til årsmøte mellom tyve til åtte dager før generalforsamlingen. Innkallingen må være skriftlig. Som skriftlig regnes også elektronisk innkalling. Styret kan om nødvendig innkalle til ekstraordinær generalforsamling med kortere varsel, men aldri kortere enn tre dagers varsel.

Innkallingen skal tydelig angi de sakene generalforsamlingen skal behandle. For større saker som må vedtas med to tredjedels flertall av stemmene, må hovedinnholdet i saken som skal behandles være beskrevet i innkallingen.

Oppmøte

Det er styret som beslutter hvordan generalforsamlingen skal gjennomføres. Borettslagsloven legger opp til at fysisk møte er hovedregelen, men styret kan beslutte at generalforsamlingen isteden skal gjennomføres digitalt. Generalforsamlingen må gjennomføres som fysisk møte dersom det kreves av minst to andelseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene i borettslaget.

Styret kan sette en frist for når et krav om fysisk møte kan settes frem. Fristen kan tidligst løpe fra andelseierne har blitt informert om hvilke saker generalforsamlingen skal behandle, og må være så lang at andelseierne får rimelig tid til å vurdere om de skal fremme krav om fysisk møte.

Dersom generalforsamlingen ikke gjennomføres som fysisk møte, må styret sørge for en forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en sikker metode for å bekrefte deltakernes identitet.

Hvem har rett til å delta på generalforsamlingen? 

Alle andelseierne har rett til å delta på generalforsamlingen, og kan både uttale seg og stemme over de saker som er til behandling. Hver andelseier har én stemme, selv om vedkommende skulle eie flere andeler. Der en andel eies av to eller flere i fellesskap, må de sammen bli enige om stemmegivningen. Ektefelle, samboer eller et annet medlem av husstanden har rett til å være til stede og til å uttale seg, men har ikke stemmerett. Likeså gjelder for leietaker, dersom andelen leies ut.

En andelseier kan møte ved fullmektig, som eksempelvis kan være en advokat, forelder, leietaker, samboer, nabo eller annen. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andel. Andelseierne har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom flertallet på generalforsamlingen tillater det.

Det er ikke noe krav til minimumsfremmøte for at generalforsamlingen skal kunne treffe vedtak.

Gjennomføring av generalforsamlingen

Årsmøtet ledes av styrets leder, med mindre generalforsamlingen velger en annen møteleder. Møteleder er ansvarlig for at det føres protokoll over alle saker som behandles på generalforsamlingen. Beslutninger protokollføres ved at det angis stemmeantall til fordel for saken som er til behandling. Det er ikke nødvendig å angi antall stemmer mot en sak, med mindre den enkelte andelseier ønsker sin stemme særskilt protokollført.

Beslutninger på generalforsamlingen foretas normalt med vanlig flertall av de avgitte stemmene. Det er tilstrekkelig at det er vanlig flertall blant de som møter, og det gjelder ikke noe krav til minimumsoppmøte. Borettslagsloven § 8-9 krever 2/3 flertall for en rekke større beslutninger, som ombygning av areal, kjøp og salg av eiendom, låneopptak og lignende rettslige disposisjoner.

Utover protokollføring av beslutninger, er det ikke nødvendig å føre referat over borettslagets øvrige diskusjoner på årsmøtet. Møtelederen og minst én andelseier skal signere protokollen. Protokollen skal deretter holdes tilgjengelig for borettslaget til enhver tid.

Uriktig gjennomføring

Dersom styret eller borettslaget begår feil ved gjennomføringen generalforsamlingen kan konsekvensene variere fra mindre formelle mangler som enkelt kan rettes, til at hele generalforsamlingsvedtak blir kjent ugyldige. I de mest alvorlige tilfellene kan det bli tale om styreansvar, dersom styremedlemmene opptrer på en måte som medfører et økonomisk tap.

Kontakt oss 

Advokatene i Langseth Advokatfirma DA bistår regelmessig både borettslag, styrer og de enkelte andelseiere. Kontakt oss gjerne dersom du har spørsmål om gjennomføring av generalforsamling i borettslaget, eller ønsker en vurdering av din sak.