We have three pricing formats within construction law.
- Fixed price – this means that the parties have agreed on a specific price that the client will pay for the work described.
- Enhetspris – det vil si at entreprenøren får betalt en “fast pris” for hver enhet som leveres. Den endelige prisen regnes ut fra antall enheter som leveres ganget med enhetsprisen.
- Invoice work – the contractor is then entitled to reimbursement of actual and necessary costs incurred in performing the work, plus a surcharge.
Here we will briefly present the rules surrounding billing. There are many legal nuances surrounding billing that we do not cover in this article.
Billing work, the legal basis
Let us start from the premise that it is the builder who wants the contractor to perform work for the builder. It is fair and reasonable that the builder pays the costs incurred by the contractor in performing the work. The contractor should also be compensated for indirect costs, typically rent, car expenses, photocopier costs, etc. The contractor should also receive some compensation for the risk they incur in relation to any defects. Finally, the contractor should receive some money as profit for their work. These are sensible considerations and form the core of the rules on contract work:
The contractor is entitled to reimbursement of actual and necessary costs incurred in performing the work, plus a surcharge to cover indirect costs, risk, and profit.
The rules on cost-based billing apply to all jobs where no other pricing model has been agreed.
The contractor must document the costs.
In order for the contractor to be entitled to such payment, the contractor must first document the costs.
Many construction contracts, including all NS contracts, require costs to be documented on a weekly basis. We recommend that costs be documented weekly, even if this has not been agreed. This ensures that you have up-to-date evidence of the costs. It also gives the client the opportunity to monitor the costs and, if desired, influence them. In any case, costs should be documented frequently enough to give the client a real opportunity to check that the costs are genuine and necessary.
The costs can be documented by submitting detailed timesheets, invoices from subcontractors, and receipts from suppliers. The timesheets must be detailed enough to enable the client to assess whether they reflect actual hours worked and what work has been performed.
It is wise to agree on the use of resources in advance, for example in a progress plan. This simplifies the subsequent documentation of costs, as timesheets and invoices can be compared with the progress plan.
NS kontraktene bestemmer at dersom entreprenøren ikke dokumenterer sine kostnader “ukentlig” trenger ikke oppdragsgiver å betale mer enn det oppdragsgiveren “måtte forstå” at entreprenøren ville få av kostnader.
Text taken from NS 8407:
“30.3.1 Totalentreprenørens dokumentasjon av regningsarbeidene Er ikke annet avtalt, skal totalentreprenøren hver uke sende byggherren spesifiserte oppgaver over påløpte kostnader, herunder for materialforbruk og forbruk av tid når det gjelder mannskap og maskiner. Totalentreprenøren kan, når det gjelder kostnader og tidsforbruk som skyldes forsinkelse eller svikt ved byggherrens ytelser, kreve at oppgavene ikke skal sendes oftere enn hver måned.
Dersom byggherren innen 14 dager etter mottak av oppgavene krever ytterligere dokumentasjon og nærmere spesifikasjon, skal totalentreprenøren gis en rimelig frist til å fremskaffe dette. Fristen skal ikke være kortere enn 14 dager. Så vidt mulig skal byggherren konkretisere sitt krav. Dersom totalentreprenøren ikke leverer oppgaver i samsvar med første ledd, eller oversitter fristen i annet ledd, har han bare krav på dekning av de utgifter byggherren måtte forstå at totalentreprenøren har hatt, med tillegg av påslag til dekning av indirekte kostnader, risiko og fortjeneste.
The link between bill work and plunder and heft
Weekly documentation of costs is also important in connection with claims relating to loss and damage.
The client must check the documentation
The client shall check the documentation that is presented. If the client has received documentation of the costs and paid the invoice, the client cannot subsequently claim that the work was not ordered or not performed. The client may, however, protest against the total costs on the grounds that they are unnecessarily high. There are many legal technicalities here that we will not go into here.
Text taken from NS 8407:
“30.3.2 Byggherrens kontroll Byggherren skal kontrollere oppgavene innen 14 dager etter at de er mottatt. Tilleggsinformasjon skal kontrolleres innen 14 dager etter mottak. Dersom byggherren mener at oppgavene ikke stemmer med det som faktisk er utført eller levert, eller at de er basert på uriktige opplysninger, skal han varsle totalentreprenøren. Varsler ikke byggherren innen fristene i første ledd, legges oppgavene til grunn for oppgjøret. Byggherren er likevel ikke avskåret fra senere å påberope at oppgavene er uriktige som følge av forsett eller grov uaktsomhet, eller at de totale kostnadene er blitt unødvendig høye på grunn av urasjonell drift eller annet uforsvarlig forhold hos totalentreprenøren.”
Unnecessary costs, irresponsible conditions for which the contractor is responsible
Dersom oppdragsgiver protesterer på kravet i ettertid, er det i utgangspunktet oppdragsgiver som må føre bevis for at kostnadene er “unødvendige”. Klarer oppdragsgiver å bevise at konkrete kostnader er “unødvendige”, vil kravene bli strøket. Klarer ikke oppdragsgiver å bevise at kostnadene er “unødvendige”, vil kravet likevel kunne bli redusert. Men da slik at entreprenøren innrømmes en betydelig margin. Også her er det en del fin-juss vi ikke går inn i her.
“Ekstraordinært” dyrt snur bevisbyrden
If the total costs turn out to be significantly higher than initially estimated, the courts have ruled that the burden of proof is reversed. It is then up to the contractor to prove that the costs were necessary. If the contractor is unable to provide such proof, the claim will be reduced.